Politique de confidentialité
1. PRÉAMBULE ET ENGAGEMENT
La présente Politique de confidentialité vise à informer le Client sur la manière dont Valin Autosport (« le Prestataire ») recueille, utilise, conserve, communique et protège les renseignements personnels dans le cadre de la prestation de ses services d’esthétique automobile ainsi que de l’utilisation du système de gestion client Urable. Valin Autosport s’engage à protéger la confidentialité des renseignements confiés et à respecter l’ensemble des obligations prévues par la législation québécoise, incluant la Loi 25.
2. RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS
Le Prestataire recueille uniquement les renseignements nécessaires pour offrir ses services de manière efficace et sécuritaire. Ces renseignements peuvent inclure le nom du Client, ses coordonnées, les informations relatives au véhicule (comme le modèle, l’année ou le NIV/VIN), l’historique des services, les dossiers de facturation, les préférences de communication, ainsi que les photos prises dans le cadre de l’exécution du service. Aucun renseignement hautement sensible, comme des données médicales ou financières complètes, n’est collecté.
3. MÉTHODES DE COLLECTE
Les renseignements personnels sont obtenus principalement lors de la prise de rendez-vous via Urable, lors d’échanges avec le Client (courriel, téléphone ou messages), lors de l’inspection du véhicule, au moment du paiement ou dans le cadre de la documentation visuelle utilisée pour le service. Le Client fournit ces renseignements volontairement dans le cadre de sa relation avec le Prestataire.
4. FINALITÉS DE LA COLLECTE
Les renseignements collectés servent exclusivement à offrir, gérer et améliorer les services fournis par Valin Autosport. Ils permettent notamment de réserver des rendez-vous, de documenter l’état du véhicule, de communiquer avec le Client pour des confirmations ou des suivis, de produire des factures conformes aux exigences comptables, de maintenir l’historique des interventions effectuées et d’améliorer l’expérience client. Le traitement de ces données vise uniquement à soutenir l’exécution du service.
5. HÉBERGEMENT DES DONNÉES ET TRANSFERT HORS QUÉBEC
Dans le cadre de ses opérations, Valin Autosport utilise la plateforme Urable, dont les serveurs sont situés aux États-Unis. Les renseignements personnels du Client sont donc transférés et conservés hors Québec et peuvent être assujettis aux lois américaines, incluant notamment le CLOUD Act. Conformément aux exigences de la Loi 25, le Prestataire a effectué une Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), a évalué les risques liés à ce transfert et a mis en place une entente contractuelle de traitement des données (DPA) avec Urable afin d’assurer une protection adéquate des renseignements personnels.
6. CONSENTEMENT
En utilisant les services de Valin Autosport, en procédant à une réservation ou en transmettant des renseignements via Urable, le Client reconnaît consentir à la collecte et à l’utilisation de ses renseignements personnels pour les finalités décrites dans la présente Politique. Le Client peut retirer son consentement pour certaines utilisations non essentielles, telles que l’utilisation de photos à des fins promotionnelles, sous réserve des contraintes opérationnelles raisonnables.
7. UTILISATION LIMITÉE ET COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS
Valin Autosport n’utilise les renseignements personnels qu’aux fins pour lesquelles ils ont été collectés et ne les partage jamais à des tiers non autorisés. Les renseignements peuvent être communiqués uniquement aux fournisseurs nécessaires à l’exécution du service, notamment Urable et ses partenaires techniques, tous soumis à des obligations strictes de confidentialité. Valin Autosport ne vend, ne loue et ne commercialise jamais les renseignements du Client.
8. PHOTOS, CONTENU ET UTILISATION PROMOTIONNELLE
Le Prestataire peut prendre des photos du véhicule pour documenter l’état initial ou final d’un service, pour améliorer la transparence du travail effectué ou, lorsque le Client y consent, pour produire du contenu promotionnel. Le Client peut s’opposer à l’utilisation de ces photos à des fins de marketing en en avisant le Prestataire avant le début du service.
9. MESURES DE SÉCURITÉ
Valin Autosport adopte des pratiques rigoureuses pour protéger les renseignements personnels confiés, incluant des mesures administratives, techniques et physiques. Urable applique également des mesures de sécurité reconnues dans l’industrie, telles que le chiffrement des données en transit et au repos, des contrôles d’accès stricts et des environnements d’hébergement sécurisés. Le Prestataire limite l’accès aux renseignements aux employés autorisés et applique des pratiques internes sécurisées pour prévenir la perte, le vol ou l’accès non autorisé.
10. CONSERVATION ET SUPPRESSION DES RENSEIGNEMENTS
Les renseignements personnels sont conservés uniquement pour la durée nécessaire à l’exécution des services, à la gestion du dossier client et au respect des obligations légales ou comptables. À la fin de la relation de service, ou sur demande du Client lorsque applicable, les renseignements seront supprimés ou anonymisés, sous réserve des exigences légales. Les données hébergées via Urable sont supprimées selon leurs cycles standards ou dans les délais prévus.
11. INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ
Advenant un incident de confidentialité susceptible de causer un préjudice sérieux, Valin Autosport tiendra un registre interne, avisera rapidement les personnes concernées et produira un avis à la Commission d’accès à l’information, conformément à la Loi 25. Urable, via le DPA, s’est engagé à informer Valin Autosport sans délai en cas d’incident touchant les données qu’il héberge.
12. DROITS DU CLIENT
Le Client peut en tout temps demander d’accéder à ses renseignements personnels, d’en obtenir une copie, d’en corriger les inexactitudes ou d’obtenir des informations sur les pratiques de gestion de la confidentialité du Prestataire. Toute demande sera traitée dans un délai raisonnable, conformément aux obligations légales en vigueur.
13. RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Le Prestataire a désigné Félix Grenier-Harvey à titre de Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP). Toute question ou demande concernant les renseignements personnels peut être adressée à ce dernier, par courriel ou téléphone.
14. MODIFICATIONS
Valin Autosport peut mettre à jour la présente Politique afin de refléter des changements opérationnels ou légaux. La version en vigueur sera accessible via les formulaires Urable ou sur demande.
15. ACCEPTATION DE LA POLITIQUE
En procédant à une réservation, en complétant un formulaire ou en transigeant avec Valin Autosport, le Client reconnaît avoir pris connaissance de la présente Politique de confidentialité et consent à la collecte, à l’utilisation et à la gestion de ses renseignements personnels tel qu’y est décrit.